Om het Sint-Hubertus Trail Event in goede banen te leiden, gelden onderstaande richtlijnen. Wij vragen alle deelnemers om deze regels zorgvuldig door te nemen en strikt na te leven.
1. Organisatie
Het Sint-Hubertus trail event, te Zutendaal, wordt georganiseerd door Pampa vzw. De coördinatie van het evenement is in handen van de eventcoördinator, de voorzitter en de verantwoordelijken per zuil.
2. Wedstrijdreglement
Er wordt gelopen volgens de WSA-renregels voor dryland. Indien van toepassing, worden deze aangevuld met lokaal geldende voorschriften.
3. Stake-out Regels
De stake-out verantwoordelijke is bevoegd om de regels op de stake-out vast te stellen en wijst de plaatsen toe aan de deelnemers. Hierbij wordt het principe van aansluiten bij aankomst gehanteerd: gezamenlijk staan is enkel mogelijk indien men gelijktijdig arriveert. Er worden geen plaatsen vooraf gereserveerd of vrijgehouden.
Handlers – al dan niet vergezeld van honden – die op de stake-out wensen te overnachten, dienen zich eveneens als deelnemer te registreren.
Voor wie geen gebruik wenst te maken van de stake-out, zijn er in de nabije omgeving van het evenemententerrein diverse overnachtingsmogelijkheden beschikbaar.
In de directe omgeving van de locatie is geen mogelijkheid om te wachten op andere deelnemers. Wij verzoeken u dan ook om gezamenlijke aankomst buiten de aanrijroute te plannen, teneinde een vlotte doorstroming te garanderen en overlast voor omwonenden te voorkomen.
4. Definitie van een Deelnemer
Een deelnemer is een persoon die zich officieel heeft ingeschreven voor het evenement en een startnummer toegewezen krijgt.
Elke deelnemer heeft recht op één stake-out plaats voor:
- Eén voertuig (auto of mobilhome)
- Met aanhanger, caravan of tent
Deze combinatie moet passen binnen de toegewezen ruimte. Extra voertuigen of grote tenten zijn niet toegestaan op de stake-out en dienen elders te worden geparkeerd.
5. Netheid en Herstel
De stake-out dient bij vertrek in dezelfde staat te worden achtergelaten als bij aankomst.
Indien bij controle blijkt dat er putten niet zijn dichtgemaakt of vuil is achtergelaten (zoals uitwerpselen, hondenhaar, afval, enz.), worden de opruimkosten aan de betreffende musher doorgerekend.
Bij niet-betaling van deze opruimkosten wordt deelname aan onze toekomstige evenementen geweigerd totdat het volledige bedrag is voldaan.
Het minimale bedrag voor deze kosten is vastgesteld op €100.
Het herhaaldelijk achterlaten van vuil op de stake-out zal leiden tot een definitieve weigering van deelname aan onze evenementen.
6. Gemotoriseerde voertuigen op en rond de trail
Het gebruik van quads en/of andere gemotoriseerde voertuigen is niet toegestaan op de trail. Ook het gebruik van een quad op of rond de stake-out is niet toegelaten, met uitzondering van voertuigen die vooraf zijn goedgekeurd door de organisatie in overleg met de betrokken diensten in kader van snelle hulpverlening!
7. Rusttijden
Er geldt volledige stilte op de stake-out van 22:30 tot 07:00 uur.
Dit geldt voor honden, stroomgroepen, muziek en andere geluidsbronnen.
Honden mogen vanaf 07:00 uur weer uit de boxen.
8. Verbod op Vuur
Op last van de gemeente en brandweer is open vuur, barbecue en andere vormen van vuur verboden op de stake-out.
9. Veiligheid en Beheersing
Het plaatsen van een net rond uw stake-out is toegestaan.
Honden dienen te allen tijde aangelijnd te zijn en mogen niet los rondlopen.
10. Verantwoordelijkheid
Elke deelnemer is verantwoordelijk voor zijn of haar team, inclusief honden, mede-deelnemers en bezoekers.
Bij constatering van wangedrag kan de deelnemer worden verzocht de stake-out te verlaten.
11. Aansprakelijkheid organisatie
The Inuit Trail vzw biedt uitsluitend ondersteuning met betrekking tot de website en de logistieke faciliteiten ter plaatse. De organisatie van het evenement zelf valt volledig onder de verantwoordelijkheid van de organisator (Pampa vzw). The Inuit Trail vzw kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige schade, verlies of geschil voortvloeiend uit de organisatie, uitvoering of inhoud van het evenement.
12. Slotbepaling
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, hebben het bestuur en de zuilverantwoordelijken het laatste en beslissende woord.
Deelnemers die zich niet aan het reglement houden, kunnen van de stake-out worden verwijderd.
Het recht op restitutie vervalt bij wangedrag of het niet naleven van het reglement.
Opmerking: Het bovenstaande reglement kan nog worden aangepast op basis van aanvullende bepalingen of nalevingsvereisten.